Microsoft SharePoint

Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bzw. Enterprise Content Management Systeme (ECM) sind heute zum unverzichtbaren Werkzeug geworden.

Ohne sie sind effiziente Geschäftsprozesse, standortfernes und -unabhängiges Arbeiten und eine wirkungsvolle Rechteverwaltung nicht mehr möglich.

Wir zeigen Ihnen wie Sie agil, sicher und effizient mit Ihren Dokumenten im Unternehmensumfeld umgehen können.

Microsoft Sharepoint
Ziele & Vorteile

DMS-Lösungen sind eine zentrale Voraussetzung für die iT-gestützte Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Sie ergänzen ERP-, CRM-, xRM- und Warenwirtschaftssysteme maßgeblich, indem sie die in ihnen generierten und benötigten Dokumente, Belege und weitere Informationen wie E-Mails oder Chat-Verläufe zentral speichern und an denjenigen Stellen gefiltert zur Verfügung stellen, an denen Ihre Mitarbeiter*innen diese benötigen.

Unsere erfahrenen Consultants und iT-Professionals beraten und begleiten Sie dabei, eine leistungsfähige DMS Software wie Microsoft SharePoint in Ihrem Unternehmen einzuführen und/oder eine bestehende DMS Lösung über leistungsfähige Schnittstellen an Ihre bestehenden Geschäftsanwendungen anzubinden. Wir gestalten die Transformation für optimale Prozesse und optimale Ergebnisse.

Zentraler Nutzen von DMS Lösungen – ein Ausschnitt

DMS Lösungen wie Microsoft SharePoint bieten eine Vielzahl an Vorteilen. Zu den wichtigsten zählen:

  • Effizienzsteigerungen
  • Fehlerreduzierung
  • mehr Ordnung: auf dem Schreibtisch, im Archiv, im E-Mail-Postfach, in den Serverfreigaben
  • eindeutige Dokumentenhaltung
  • Versionierung
  • leistungsfähige Verschlagwortung
  • Beschleunigung Ihrer Suchprozesse
  • zentrale Datenspeicherung – Zugriff von überall
  • wirkungsvolle Rechteverwaltung
  • Einsparung von wertvollem Speicherplatz in Primärsystemen (bspw. E-Mails, Fileservern) / Reduzierung der Sicherungszeiten
  • zielgerichtete Erfüllung Ihrer Compliance-Vorgaben

Der vermutlich wichtigste Vorteil, den Sie durch den Einsatz einer DMS Lösung erreichen können, besteht darin, dass die DMS-Lösung Ihnen Möglichkeiten für die Optimierung und (Teil-)Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse bieten und durch den gemeinsamen Einsatz von ERP-/CRM- oder Warenwirtschaftssystemen mit einem DMS enorme Potentiale heben. Die Digitale Transformation schafft nachhaltigen Erfolg und neue Chancen.

Unser DMS

Microsoft SharePoint

In unseren Projekten arbeiten wir mit der Anbindung an verschiedene DMS-Lösungen (bspw. Doxis, ELO, Windream), vor allem aber mit Microsoft SharePoint, welches wir auch als Partner bei unseren Kunden implementieren.

Microsoft SharePoint ist eine moderne DMS / ECM Plattform und bietet neben den Basisfunktionen wie der klassischen Dateiablage einerseits viele wertvolle crossfunktionale Verwaltungsfunktionen und Add-ins sowie darüber hinaus vor allem die harmonische Einbindung in Ihre Microsoft-Welt. So lässt sich Microsoft SharePoint als DMS-Lösung hervorragend in die meisten Geschäftsanwendungen wie ERP-, CRM-, xRM- und Warenwirtschaftssysteme einbinden.

Neben der reinen DMS Funktionalität kann Microsoft SharePoint je nach Anforderung auch zur Optimierung der Zusammenarbeit, für die Zusammenführung und visuelle Aufbereitung von Daten aus verschiedenen Systemen oder als Intranet eingesetzt werden.

Auch gibt es bereits einen riesigen Pool vorgefertigter Anpassungen, um Standardanforderungen aus allen möglichen Bereichen sehr schnell und effizient zu erfüllen.

Wir integrieren Ihr DMS in Ihre Geschäftsanwendungen durch leistungsfähige Schnittstellen

Ein isoliertes DMS, das neben anderen Geschäftsanwendungen wie ERP- oder CRM-Systemen existiert, ist vermutlich mehr ein Klotz am Bein als eine echte Hilfe und in den meisten Fällen nicht hilfreicher als ein Dateiserver mit Dateiexplorer-Struktur.

Seine größte Stärke kann ein DMS System dann entfalten, wenn es in die bestehenden Geschäftsanwendungen integriert ist – wenn die Anwender*innen also quasi nicht merken, dass es neben der Anwendung, in der sie gerade arbeiten (ERP-, CRM-, xRM-, Ticket-System, etc.), noch eine DMS Lösung im Hintergrund gibt.

Das ist genau unsere Stärke: In unseren Projekten haben wir leistungsfähige Schnittstellen entwickelt und integriert, die dafür sorgen, dass die im DMS vorhandenen Dokumente und Informationen den Anwender*innen agil und sicher zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen. Damit entfallen lästige und v.a. zeitfressende Systemwechsel sowie langwierige Suchprozesse und Kopiervorgänge.

Profitieren auch Sie von unserer langjährigen Expertise bei der Anbindung und Integration von DMS Systemen, bspw. an Microsoft Dynamics Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 oder an andere ERP-, xRM-, CRM- oder Ticketsystemen. Gern stellen wir Ihnen Referenzen von langjährig zufriedenen Kunden zur Verfügung, die nachhaltig von einer solchen Integration über Schnittstellen profitiert haben und noch immer profitieren. Wir streben nach Exzellenz in allem, was wir tun.

Leistungen

Unsere Expertise – der Garant für Ihre Zufriedenheit! Unser Vorgehen bei der DMS Einführung

Die Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems will wohl überlegt und vorbereitet sein. Denn für viele Anwender*innen stellt der Umstieg von einem dateibasierten Ablagesystem auf ein modernes, viel leistungsfähigeres DMS durchaus eine Herausforderung dar.

1. Schritt

Beratung und Hintergrundwissen

Der wichtigste Schritt bei unseren DMS Projekten ist die ganzheitliche Sensibilisierung der Beteiligten für die Potentiale und die größten Stolpersteine. Zunächst hören wir Ihnen zu, um herauszufinden, was Ihre Beweggründe sind, um über die Einführung einer DMS Lösung nachzudenken und was Sie sich davon versprechen.

Anhand praxisnaher, konkreter Beispiele zeigen wir Ihnen anschließend auf, was moderne DMS Lösungen heute zu leisten vermögen. Auf Basis dieses Hintergrundwissens sind Sie in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen und besser einzuschätzen, was ein solches Projekt für Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse und Ihre Mitarbeiter*innen bedeutet und wie es am besten zur Steigerung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit beitragen kann.

Als drittes identifizieren wir gemeinsam mit Ihnen sinnvolle Verantwortliche und Projektbeteiligte und erarbeiten sowohl einen groben Zeit- sowie Budgetrahmen. Am Ende dieses Schritts haben wir notwendige Mindsets und Strukturen geschaffen.

2. Schritt

Vorstudie und Zielkonkretisierung

Nach diesen Vorbereitungen geht es in die Praxis: Im Rahmen einer Vorstudie analysieren und konkretisieren wir die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter*innen an ein solches Projekt auf Basis von Mitarbeiterinterviews und gemeinsamen Workshops. So bestimmen wir die zu migrierenden Dokumentenarten sowie durch die Einführung des Systems voraussichtlich betroffenen Geschäftsprozesse, Prozessbeteiligte und Abteilungen. Selbstverständlich überprüfen wir auch die technischen Rahmenbedingungen und gleichen diese mit den Voraussetzungen ab.

Das Ziel der Vorstudie besteht darin, die in der Vorbereitungsphase erarbeiteten Grobziele hinsichtlich der Projektbeteiligten, des Projektrahmens, des Budgets und sinnvoller Prioritäten zu konkretisieren und damit eine belastbare Basis für Planung, Entscheidungen und die anschließende Umsetzung zu erhalten. Ebenso werden Pilotprozesse und-abteilungen identifiziert, bei und mit denen die ersten Schritte erfolgen.

3. Schritt

Agile Projektumsetzung

Um zu jeder Zeit einen größtmöglichen Nutzen für Sie als unseren Kunden zu gewährleisten und um den Projekterfolg zu garantieren, setzen wir Projekte im Umfeld der iT-gestützten Geschäftsprozessoptimierung auf Basis agiler Methoden um.

In kurzen Sprints legen Sie gemeinsam mit uns die nächsten Prioritäten fest und definieren überprüfbare Ergebnisse. So wird gewährleistet, dass wir jederzeit nur an den Themen arbeiten, aus denen Sie den größten Nutzen schöpfen und uns nicht in Themen verlieren, die bei der Projektaufnahme einmal wichtig waren, von der Realität aber schon lange wieder überholt wurden.

Die zu bearbeitenden Themen klären wir in gemeinsamen Workshops – vor Ort bei Ihnen und/oder remote – und setzen so schrittweise Ihre Anforderungen in nutzbare und nutzenbringende Ergebnisse um. So steigern wir gemeinsam die Effizienz Ihrer Prozesse, erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter*innen und optimieren Ihre nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit, um Wachstum zu bewirken.

4. Schritt

Schulungen

Sobald der GoLive Zeitpunkt der ersten Phase erreicht wird, führen wir auf Wunsch sowohl KeyUser*innen-Schulungen als auch Trainings für 'normale' Anwender*innen durch, damit die neue DMS Lösung vom ersten Tag erfolgreich und effizient bei Ihnen eingesetzt wird und Ihre Geschäftsprozesse optimal unterstützt.

5. Schritt

Agiler Projektausbau

Nach dem erfolgreichen Abschluss einer Phase bauen wir auf Basis Ihrer aktuellen und offenen Anforderungen in enger Abstimmung mit Ihnen schrittweise und zielgerichtet Ihr DMS Projekt weiter aus.

Hierbei nutzen wir zunehmend das Know-How Ihrer KeyUser*innen, um die Konzeptions- und Implementierungsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Durch dieses Vorgehen gelingt es uns, die Geschwindigkeit bei der Implementierung zu steigern und gleichzeitig die Kosten so gering wie möglich zu halten.

Fazit

Erfolgreiches DMS mit R.iT!

Warten Sie nicht länger – profitieren auch Sie von den zahlreichen Vorteilen einer modernen DMS Software wie Microsoft SharePoint, um Ihre eigene Wettbewerbsfähigkeit für die digitale Zukunft nachhaltig zu steigern. Sprechen Sie uns an – unsere erfahrenen Consultants und iT-Professionals freuen sich darauf, gemeinsam mit Ihnen Ihre Geschäftsprozesse durch den gezielten Einsatz einer modernen und leistungsfähigen DMS Lösung zu optimieren und Sie damit fit für die Digitale Transformation aufzustellen.

Zielgruppen

Microsoft Sharepoint richtet sich vor allem an folgende Menschen:

Unternehmenslenker*innen

Sie suchen einen Sparringspartner, mit dem Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung Ihrer Dokumente auf dem Weg zum papierlosen Büro effizient meistern können?

Wechsler*innen

Sie haben bereits eine DMS-Lösung im Einsatz und suchen nach einer passenden Alternative, die Ihnen die Vorteile einer Integration in die Microsoft-Welt und Ihrer weiteren iT-Systeme bietet?

Zukunftsmacher*innen

Für Ihr mittelständisches Unternehmen suchen Sie eine Lösung, wie Sie Ihre Dokumenten & Dateien verwalten und in Ihre Prozesse integrieren, um Wettbewerbsvorteile für das gesamte Unternehmen zu schaffen?

Möglichmacher*innen

Sie möchten den Betrieb Ihrer Dateiablagestrukturen professionalisieren, um deren Leistungsfähigkeit, Sicherheit und Verfügbarkeit zu optimieren?

Referenzen

Einblick in unsere Projekte

Lesen Sie hier von zufriedenen Kunden, die von unseren Leistungen im Bereich Microsoft profitiert haben:

Autorisierung

Seit 2015 sind wir vom Bundeswirtschaftsministerium im Rahmen eines Pilotprojekts in NRW zu go-digital, das mittlerweile bundesweit ausgerollt wurde, dazu autorisiert, geförderte Projekte in den beiden Bereichen digitale Geschäftsprozesse und iT-Sicherheit durchzuführen

Verwandte Leistungen

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Optimierung von Geschäftsprozessen / xRM

Geschäftsprozesse

Sie erzielen optimale Ergebnisse in Bezug auf Effizienzsteigerungen, Fehlerfreiheit und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter*innen, wenn Sie Ihre Kerngeschäftsanwendungen und Ihre DMS Lösung über Schnittstellen miteinander kombinieren und integrieren.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch die iT-gestützte Optimierung und (Teil-)Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse wertvolle Ressourcen einsparen, Fehler und Redundanzen vermeiden, Geschwindigkeitsvorteile erzielen und Informationen mitarbeiterunabhängig vor- und bereithalten. Es gibt immer einen Weg und wir wissen, wie wir ihn finden und ebnen.

Microsoft Dynamics 365 | CRM

Geschäftsprozesse

Eine unserer absoluten Kernkompetenzen ist die maßgeschneiderte Anpassung von Microsoft Dynamics 365 | CRM Systemen für unsere Kunden.

Bei R.iT realisieren wir seit mehr als 15 Jahren anspruchsvolle Projekte im Umfeld von CRM-Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics 365 / CRM, in die wir umfangreiche und leistungsfähige Schnittstellen integrieren und bei denen wir durch gezielte Datenmigrationen vor dem GoLive dafür sorgen, dass Ihr wichtigstes Gut – nämlich Daten – sinnvoll und zielgerichtet migriert und damit für die Zukunft abrufbar gemacht werden. Die Integration von DMS Lösungen ist hierbei für uns selbstverständlich.

Digitalisierungsstrategie

Strategieberatung

Durch die Einführung einer DMS Lösung wird die Digitale Transformation im Unternehmen maßgeblich nach vorne getrieben: Prozesse können optimiert werden und Dokumente und Informationen stehen orts- du zeitunabhängig, sicher und flexibel dort zur Verfügung, wo sie gerade benötigt werden.

Wenn Sie daran interessiert sind, wie Sie von den enormen Potentialen profitieren können, die die Digitale Transformation gerade mittelständischen Unternehmen eröffnet, dann sind unsere Leistungen im Bereich der Strategieberatung, bspw. unsere Beratungsleistungen zur Digitalisierungsstrategie, genau das richtige für Sie!

Ansprechpartner

Lassen Sie uns gemeinsam Ihre digitale Transformation gestalten.

Als Ihr Ansprechpartner für den Bereich DMS und Microsoft SharePoint stehe ich Ihnen gerne für Ihre Rückfragen zur Verfügung.

Dirk Martin

iT-Professional