Rheinwohnungsbau wird Wireless 

Die Rheinwohnungsbau GmbH hat ihren Sitz im Herzen des Düsseldorfer Medienhafens. Sie bewirtschaftet über 6.000 Wohnungen in der Landeshauptstadt sowie in Duisburg, Meerbusch und Berlin. 
Bis zu 75 Kolleg*innen arbeiten dafür gemeinsam im Bürogebäude an der Gladbacher Straße.

Bisher kam es dabei immer wieder zu Engpässen und Unzufriedenheit mit der WLAN-Versorgung in dem sechsstöckigen Haus. Als zusätzliche Herausforderung für die Zukunft steht auf der Agenda, die Arbeit arbeitsplatzunabhängiger zu gestalten und auch in innovative und moderne Bürokonzepte zu investieren, in denen gerade (Netzwerk-)Kabel eine störende Einschränkung in der Konzeption sind.  

Bisheriger Digitalisierungsstand 

Die Rheinwohnungsbau war auch vor dem Beginn der Zusammenarbeit mit R.iT im Jahr 2017 schon gut im Bereich "Digitalisierung" und iT-Infrastruktur aufgestellt. Das liegt nicht zuletzt an Stefan Terlinden, Leiter der iT, sowie Prokurist Thomas Harry Strecker, die das Thema Digitalisierung schon früh zur Priorität in der gesamten Führungsebene gemacht haben und beständig vorantreiben. Alle haben erkannt, dass sie sich durch den Ausbau der iT und Investitionen in Hard- und Software einen Wettbewerbsvorteil erschaffen. 

Aber nicht nur moderne Informationstechnologie, sondern auch eine digitale und agile Organisation sowie eine ganzheitliche Digitalisierungs-Strategie sind essenziell für eine erfolgreiche digitale Transformation. So können beispielsweise alle Mietangelegenheiten wie Verträge oder Kommunikation zwischen Mietenden und der Rheinwohnungsbau GmbH über eine App geregelt werden. Auch alle Hauswarte sind mit Tablet ausgestattet, mit denen sie Zählerstände etc. direkt erfassen können.  

"Im ersten gemeinsamen Projekt haben wir 2017 ein iT-Risk Assessment – also eine strategische Beurteilung von iT-Sicherheitsrisiken – durchgeführt und aus den daraus folgenden Handlungsempfehlungen entstand eine immer engere Zusammenarbeit", erinnert sich Markus Rüping, Prokurist und Leiter des Infrastrukturmanagements bei R.iT. Ein weiteres vergangenes Projekt erwies sich für die jetzige ganzheitliche Umstellung auf WLAN - eine drahtlose Verbindung zum

Unternehmensnetzwerk - als hilfreich. Basierend auf der Microsoft-Plattform Intune wurde der komplette PC-Rollout automatisiert. Dadurch werden nach Anmeldung alle Programme automatisch auf den PC heruntergeladen und eingerichtet, was sich als besonders zeitsparend erweist. Terlinden berichtet: “Das Intune-Projekt war eine Investition in Automatismus und Zukunft.” Denn mit einer zweipersonenstarken Inhouse-iT, ist der Aufwand, die vielen Endgeräte der KollegInnen manuell einzurichten, sehr groß.

Aber schon zuvor hatte R.iT auch andere Projekte erfolgreich umgesetzt, beispielsweise ebenfalls in 2017 mit DirectAccess eine VPN-Lösung, die ohne Benutzerinteraktion und Drittanbieterkomponenten auskommt und sich gerade in der durch Homeoffice geprägten Corona-Pandemie bezahlt gemacht hat. So waren im März 2020 alle Mitarbeiter*innen schnell und ohne Einschränkungen von überall arbeitsfähig; zusätzliche Investitionen in die Backend-Infrastruktur waren nicht mehr erforderlich.  

Komplette WLAN-Ausstattung

Im November 2020 startete dann das Projekt zum unternehmensweiten Umbau auf eine reine WLAN-Vernetzung. Zuvor hatte das Unternehmen immer wieder Probleme mit der Zuverlässigkeit drahtloser Netzwerkverbindungen; salopp gesagt: Geräte sind häufig aus dem Netz geflogen. 

Unser WLAN-Netz war einfach nicht auf Ausfallsicherheit und Produktivität ausgerichtet. Unsere Infrastruktur war veraltet und usste erneuert werden und unsere Verbindung zum Unternehmensnetzwerk war nicht beständig. So sind Markus Rüping und ich auf die Idee gekommen, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen und einfach den Versuch zu starten, komplett auf Kabel zu verzichten.

Stefan Terlinden,
Leiter der iT

Neben der Anforderung, im gesamten Gebäude eine ständige Verbindung zum Netzwerk zu haben, hat die Rheinwohnungsbau zusätzlich ein neues Büroraumkonzept in Planung.

Dabei sollen feste Arbeitsplätze reduziert und gemeinsame Arbeitsmöglichkeiten geschaffen werden. Hierbei ist zu beachten, dass Notebook und Smartphone keine kabelgebundene Verbindung mehr eingehen, sondern ausschließlich mit WLAN arbeiten. Durch den Wegfall der festen Arbeitsplätze in einzelnen Büros ist es zusätzlich wichtig, im gesamten Gebäude Zugriff auf das Netzwerk zu haben.  

Herausforderungen

Vor der Umsetzung stand R.iT aber vor einigen Herausforderungen. Denn einerseits verfügt das Gebäude über eine sehr komplexe Architektur, die verwinkelt und mit verschiedenen Materialien wie Glas, Holz und Beton ausgestaltet ist. Außerdem arbeiten alle Mitarbeiter*innen der Rheinwohnungsbau GmbH bereits mit erstklassiger Hardware und sind es demnach gewohnt, dass alles schnell und reibungslos verläuft. Diese Erfahrung durfte natürlich nicht eingeschränkt werden. Terlinden sagt dazu: 

“Bei einer Veränderung in diesem Ausmaß wird natürlich jeder Schritt von allen Mitarbeiter*innen ganz genau analysiert. Wir wollten natürlich erst gar keine Anhaltspunkte für Kritik aufkommen lassen.” Auch an das WLAN gab es verschiedene Herausforderungen. Einerseits muss es auf den Etagen mit vielen Büroräumen eine besonders hohe Leistung bieten, um für die Mitarbeiter*innen kein "Downgrade" zur bisher verkabelten Verbindung darzustellen.

Andererseits kann es im Konferenzbereich zu einer extrem hohen Gerätedichte kommen. Hier müssen bis zu 80 Teilnehmende gleichzeitig versorgt werden können. Zusätzlich wird ein separates Netz im Erdgeschoss für Gäste benötigt. Auch das muss problemlos und stabil funktionieren, zudem sicher vom restlichen Netz getrennt sein. Außerdem sollte das Gästenetz nur mit Zugang über Voucher funktionieren, weil die Gefahr besteht, dass sich Unberechtigte, die sich im Medienhafen befinden, sonst in das "kostenlose" Netz einwählen.  

Reibungslose Umsetzung mit etwas Feintuning 

 Eine Büroetage und die fünfte Etage mit Konferenzräumen dienten als Testobjekt, denn R.iT entschied sich in diesem Projekt für den Hersteller UniFi. So wurden im Dezember 2020 die genannten Etagen mit der notwendigen Hardware ausgestattet und jeweils vier Access Points pro Etage montiert. Hierbei war es wichtig, die verschiedenen Materialien der Architektur zu beachten, denn Glas, Beton und Holz hemmen die WLAN-Strahlungen verschieden stark. So wurde mit einer interaktiven Heatmap basierend auf dem Grundriss vorab analysiert, wie stark der Empfang in den jeweiligen Bereichen der Etagen ist und wo die vier Access Points positioniert werden müssen. 

Nach einigem Feintuning wurde die drahtlose Variante von den Mitarbeiter*innen getestet und kein Unterschied zur bisherigen Kabel-Variante bemerkt. Auch hierbei war die Intune-Plattform besonders hilfreich, denn dadurch hatten die Mitarbeiter*innen keinen Aufwand, sich neu im WLAN anzumelden – alle nötigen Einstellungen wurden im Hintergrund auf Notebooks und Smartphones eingestellt. Nach der erfolgreichen Umsetzung wurden schnell die weiteren Etagen mit vier Access Points ausgestattet. Zum jetzigen Zeitpunkt sind 25 Access Points aktiv und die ersten Umbaumaßnahmen zur Umgestaltung der Büroflächen haben begonnen.  

Mehr Mobilität

“Durch die Umstellung sind wir viel mobiler im Büro geworden. Jetzt können unsere Mitarbeiter*innen jederzeit den Arbeitsplatz wechseln, ohne die Verbindung zum Firmennetzwerk und Internet zu verlieren.

Stefan Terlinden,
Leiter der iT

Die Bedeutung habe gerade in den Pandemiezeiten noch mal zugenommen. So können alle Mitarbeiter*innen, die nicht die Möglichkeit haben, remote zu arbeiten, jederzeit einen sicheren Arbeitsplatz aufsuchen. Dadurch können Kontaktbeschränkungen ohne Aufwand eingehalten werden. Neben der Flexibilität im Büro verfügt das Unternehmen natürlich auch über wesentlich weniger Kabel und konnte so die gesamte iT-Infrastruktur schlanker gestalten. Dadurch kommt es auch langfristig zu größeren Kostenersparnissen. Terlinden resümiert: “Ich glaube, wir sind immer ganz gut dabei, neue Trends umzusetzen. Und die Einbindung einer so innovativen Technik war ein weiterer Trend.” 

Fazit

Wie eine gute Umsetzung aussieht, zeigt sich, wenn die Nutzenden den Wandel erst gar nicht bemerken. “Bei einer Abteilung haben wir einfach abends das Netzwerkkabel im Keller gezogen. Die betroffenen Mitarbeiter*innen haben am nächsten Morgen komplett ahnungslos den Rechner angemacht,” so Terlinden. Zur Freude alle Beteiligten ist den Kolleg*innen kein Unterschied aufgefallen. “Sie haben am Morgen einfach ihre Arbeit weiter gemacht, ohne auch nur einen kleinen Unterschied zu bemerken.” Dass das alles reibungslos funktioniert hat, lag auch an der Vorarbeit mit Intune. Derzeit arbeiten 85% der Beschäftigten rein im WLAN und das ohne Probleme.

Eine letzte Abteilung muss noch umgestellt werden, denn hierfür muss noch eine letzte Software-Änderung vorgenommen werden. Aber Stefan Terlinden ist zuversichtlich, dass auch die letzten Mitarbeiter*innen bald ohne Netzwerkkabel arbeiten werden.  

So wird deutlich, dass Projekte auch immer als Grundlage für das Vorantreiben von Innovationen und neuen Umsetzungen dienen können. Wer ganzheitlich strategisch denkt und den Fokus nicht nur auf moderne Soft- und Hardware legt, sondern im gesamten Unternehmen eine agile digitale Denke und Strategie etabliert, kann mittel- bis langfristig Ressourcen sparen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.