Wie Remote Work Tools unsere Arbeit verändern - eine Retrospektive

Seit knapp einem Jahr leben wir nun alle in einer Art Lockdown. Mal mehr, mal weniger stark getrennt von unseren Kolleg*innen, Freund*innen und der Familie. Und eben seit dieser Zeit sind wir stärker denn je angewiesen auf Technik – vor allem eben auf Informationstechnologie. Wir, damit meine ich in diesem Fall die Wissensarbeitenden der Gesellschaft. Egal in welcher Branche, egal in welcher Unternehmensgröße, vor allem jedoch in der so stark vertretenden Gruppe der 'mittelständischen Unternehmen'. Für die meisten von uns heißt es seit über einem Jahr: Leben und Arbeiten im Home-Office. Und es zeigt sich: Ja, wir schaffen das! Wir passen uns an! Wir lernen! Wir haben neue Ideen und setzen diese um! Wir machen das sogenannte Beste aus der Situation! Aber werden wir jetzt alle dadurch zu 'Remote-Workern'? Und zählt der Ort der Arbeit nicht mehr? Jetzt, über 12 Monate nach dem ersten Lockdown, und nach unzähligen Stunden im Home Office oder an 'fremden Arbeitsplätzen' möchte ich die Zeit nutzen, um einen ersten Rückblick auf die Arbeit der letzten Monate zu werfen.

Ein Jahr: Wo ist der Unterschied?

Noch zum Beginn des Jahres 2020 war es für mich nicht vorstellbar längere Zeit im Home Office bzw. Mobile Office zu arbeiten. Obwohl ich dran gewöhnt war, regelmäßig zu Kunden zu fahren, viel unterwegs zu sein und auch mal mehrere Tage am Stück unsere R.iT-Zentrale im Bochumer Norden nicht zu sehen, zog es mich dennoch – sobald als möglich – wieder an meinen Schreibtisch im Büro. Wohl bemerkt: mein eigener, fester Schreibtisch. Mit Krimskrams im Rollcontainer und allem was dazugehört. Ich genoss das Stück Routine in meinem Arbeitsalltag, wo doch inhaltlich sonst kein Tag dem anderen glich. Doch von jetzt auf gleich hieß es auf einmal: Kommando 'Home Office' – zunächst im wöchentlichen Wechsel, später dann auch flexibler und damit langfristiger. Und siehe da: Es funktionierte. Irgendwie. Seit November kann ich die Tage an einer Hand abzählen, an denen ich Firmengrund betreten habe.

Glücklicherweise hatte unsere Abteilung bereits ein Jahr vorher damit begonnen nach und nach alles unserer Arbeit rein digital durchzuführen. Online-Besprechungen über Microsoft Teams, Brainstormings mit dem digitalen Samsung Flip, gemeinsam genutzte Office-Dateien im SharePoint, Dokumentationen in OneNote, unmittelbares Einscannen händischer Mitschriften. Was für uns allerdings nicht normal war: morgens ins Büro kommen und nicht wissen, wo man sitzen wird; Personalgespräche rein über Webcam führen; sich über mehrere Monate nicht mehr 'live' sehen; mit manchen Kolleg:innen nur noch zeitversetzt kommunizieren; keine gemeinsamen Mittagspausen. Hier zeigte sich: Der Teufel der 'Remote-Work' steckt im Detail.

Technologie wird für uns alle zum Alltag

Einen maßgeblichen Effekt für unseren Erfolg hatten die Remote Work Tools – also Softwarelösungen, die uns in dezentraler und teilweise asynchroner Arbeit unterstützen. Sie haben sich nahezu unbemerkt in unser aller Leben geschlichen. Die Rede ist von Lösungen wie Zoom, Teams, GoToMeeting und ähnlichem. Im Jahr 2019 galt es in vielen mittelständischen Unternehmen noch als absolutes Novum (oder bei manchen auch als 'No-Go'), wenn normale Besprechungen nicht 'persönlich', sondern über einen Videochat durchgeführt wurden. Natürlich haben wir alle schon miteinander digital kommuniziert, das jedoch primär über Telefon oder die gute alte E-Mail. Und hierfür stand uns ein langer Zeitraum des Lernens zur Verfügung.

Die Lernzeiträume schrumpfen

Die erste E-Mail in Deutschland wurde im August 1984 verschickt – eine Zeit in der das Internet für viele nicht nur Neuland, sondern Zukunftsmusik war. Microsoft brachte seinen unternehmensbezogenen Kommunikationsdienst 'Microsoft Teams' hingegen "erst" im März 2017 auf den Markt. Wir alle haben daher theoretisch 33 Jahre mehr Erfahrung im Umgang mit E-Mails als mit Teams-Nachrichten. Und wenn ich allein in meine Kommunikationshistorie der letzten Monate zurückblicke, stelle ich fest, dass ich viel mehr Nachrichten über Teams als per E-Mail empfangen und verschickt habe. Erst, wenn ich dies einmal bewusst reflektiere, fällt mir auf wie schnell sich hier eine Normalität entwickelt hat – bzw. wie schnell wir alle dazugelernt haben. Und dass eben nicht nur bei mir und meinen Kolleg*innen, die natürlich per se immer etwas mit Technologie zu tun haben. Nein, eben auch bei all unseren Kund*innen, im normalen Alltag, bei Arztbesuchen, bei der Kinderbetreuung. Wir alle haben gemeinsam in wahnsinnig kurzer Zeit etwas Neues gelernt und in unseren Alltag integriert – dezentrales Arbeiten & Leben.

Microsoft Teams: gestern und heute

Das für mich zentralste Werkzeug in der täglichen Arbeit ist Microsoft Teams (geworden). Allerdings ändert sich die Anwendung sowie die Art damit umzugehen enorm schnell. So schnell, dass ich mich schon jetzt kaum noch an die Anfänge mit erinnern kann – und das ist gerade mal 24 Monate her. Irgendwann im Jahr 2019 haben wir diese für uns damals neue Anwendung ins Unternehmen gebracht. Ich war in einer Pilotgruppe dabei und konnte mit meiner Abteilung die ersten Chat-Nachrichten verschicken bzw. Gruppen (Teams) erstellen. Zunächst erschloss sich für uns nicht, was jetzt das Tolle an diesem Produkt sein sollte. Wir konnten doch auch vorher E-Mails schreiben, bei Bedarf an mehrere Empfänger oder halt auch nur 1zu1. Zudem lässt sich in E-Mails doch viel einfacher suchen und wiederfinden. Jeder, der im Privaten Whatsapp nutzt, weiß doch wie unübersichtlich Chats werden können. Dazu kann ich mir über Outlook sogar direkt aus einer Mail eine Aufgabe oder eine Terminwiedervorlage erstellen. Und ich brauche keinen Systembruch, wenn ich einerseits mit Kolleg*innen und andererseits mit Kund*innen kommunizieren möchte. Wir experimentierten also viel herum und probierten verschiedene Integrationen aus: Planner, PowerBI, Jira, Kalender, Tasks, und noch viele mehr. Zeitweise schlief die Kommunikation in einer Gruppe sogar mal für mehrere Wochen ein, bevor die erste Nachricht aufblinkte und uns daran erinnerte, dass wir ja noch dieses "neue Tool" installiert hatten. Doch wir gaben nicht auf und brachten auch andere Abteilungen dazu die Kommunikation über Teams zu versuchen. Denn wir waren uns sicher, dass eine verteilte, neue Arbeitswelt auch neuen Werkzeuge benötigt.

Heute hat sich das Bild gewandelt: Microsoft Teams ist zum Mittelpunkt unserer Firmenkommunikation geworden. Es gibt wöchentliche Veröffentlichungen in verschiedensten Info-Kanälen, zeitversetzte/asynchrone Projektkommunikation, dezentrale Termine mit Kunden, Einstieg in Controlling mittels PowerBI, Genehmigungsprozesse, Aufgabenverwaltung über Planner & Tasks, gemeinsames & gleichzeitiges Arbeiten an Excel-Daten und noch vieles mehr. Natürlich funktionierte vieles davon auch früher schon – aber es war halt nicht so praktisch zentral zusammengefasst und verfügbar.

Denn wichtig bei aller Betrachtung ist, dass Microsoft Teams nicht als Konkurrenz zur klassischen E-Mail gesehen werden darf. Es ist kein reines Kommunikationsmedium, sondern dient eher als zentrales Fenster mit dem Blick ins Unternehmen. Eine Zentralisierung aller (oder zumindest vieler) Abläufe, Kommunikationswege, Informationen, Anwendungen und Handlungen. Etwas, das Microsoft von Jahren bereits mit SharePoint versucht hat, aber was – zumindest im Mittelstand – nie gelingen wollte. Etwas, das Startups und Agenturen auch schon länger mit Slack bewerkstelligen. Nun aber integriert in die Anwendungswelt der Redmonder Softwareriesen.

Ein Highlight war die Rückkehr aus einem meiner letzten Urlaube. Wäre ich vor geraumer Zeit noch nicht in der Lage gewesen, zu verstehen, was alles während meiner Abwesenheit vorgegangen ist, so reichte mir jetzt ein Blick in meine Kanäle. Ich konnte nachvollziehen, wer wann mit wem über was gesprochen hat, welche Dokumente erstellt oder ausgetauscht wurden, wie der aktuelle Status ist oder wo ich agieren sollte. Dadurch war ich schnell handlungsfähig und ich konnte das sogar über mein Smartphone und die Teams-App überblicken. Dieses Ereignis hat mich so beflügelt, dass ich auch nochmal in einem separaten Blogartikel über die Vorzüge von Teams berichten werde.

Können wir das schaffen? Ja, wir schaffen das!

Es tut sich also einiges. Gemeinsam gehen wir, der deutsche Mittelstand, einen wichtigen Schritt in Richtung 'Digitale Zukunft'. Und wir merken, dass dieser Schritt oft schwer ist. Doch vor allem spüren wir, dass jeder nächste Schritt nach dem Vorherigen leichter fällt und uns immer weiter nach vorne bringt. Ich freue mich bereits darauf gemeinsam mit meinen Kund*innen und Kolleg*innen auch die nächsten Schritte gemeinsam zu meistern. Ob wir uns dann persönlich treffen oder jeweils im Home Office sitzen und ein Teams-Meeting nutzen? Wir sind für beides bereit!

Was meinen Sie dazu? Unterstützt Technologie uns angemessen? Gehen wir die "richtigen" Schritte auf ein gemeinsames Ziel?

Ich freue mich auf Kommentare auf unseren Sozialen Netzwerken oder gerne per Mail an Bastian.Nowak@RiT.de

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