Unser Konferenzraum wird Teams Room

Es war beinahe wie Weihnachten, als uns vor ein paar Wochen mehrere Pakete in unseren Konferenzraum geliefert wurden. Jetzt ist er nach vielen Stunden Arbeit ein Teams Room und hat ein neues Herzstück:  zwei 4K Fernseher plus 4K Kamera und Lautsprecher. Da musste sogar unser Unternehmensleitbild weichen.

Kein DIY-Charakter

Der Teams Room ist eine immer einsetzbare Webkonferenzlösung, die ohne einen externen Laptop möglich ist. Durch den Umbau können wir in Zukunft besser remote arbeiten und auch unsere Mitarbeitenden aus dem Mobile Office erfolgreicher in Besprechungen einbinden. Das ist für uns insbesondere wichtig, da wir nicht nur in der Corona-Krise, sondern auch langfristig ortsunabhängiger arbeiten möchten und den Mitarbeitenden so auch von den sogenannten Third Places, also ihrem beliebigen Arbeitsplatz außerhalb der Büroräume, eine erfolgreiche Zusammenarbeit bieten möchten und müssen.

Wir kommen zusätzlich immer mehr in die Lage, dass wir nicht immer alle Mitarbeitenden im Unternehmen versammeln können. Mithilfe des Teams Rooms können wir interne Besprechungen in guter Qualität halten. Und auch unsere Kunden arbeiten vermehrt mit Microsoft Teams. Das ermöglicht Besprechungen mit unseren Partnern stattfinden zulassen, die keinen DIY-Charakter haben, sondern eine hohe Qualität aufweisen.

Das bringt uns auch einen Wettbewerbsvorteil ein, denn 60 – 70 % der Fahrten und Dienstreisen können durch diese Lösung gespart werden. Das spart aufseiten des Kunden auch viele Kosten. Neben den monetären Ersparnissen wird auch die Umwelt durch weniger Fahrten geschützt.

Ablauf & Vorteile

Die Herausforderung in Microsoft Team oder ähnlichen Programmen ist, dass die Teilnehmenden nur als kleine Kacheln zu sehen sind, wenn der Bildschirm eines Teilnehmenden geteilt wird. Dafür bietet der Teams Room eine Lösung, denn durch die beiden Bildschirme sind auf einem die Zuhörenden zusehen und auf dem zweiten der geteilte Inhalt.


Um eine gute Grafik gewährleisten zu können, haben wir zusätzlich den Standard-PC gegen eine leistungsfähigere HP Workstation mit Quadro-Grafikkarte ausgetauscht. Die Kamera kann über die hohe Auflösung den gesamten Raum und somit alle Teilnehmenden zeigen. Zusätzlich arbeitet sie über optisches und manuelles Zoom, sodass der Fokus jeweils auf den Sprechenden gerichtet ist. Der Lautsprecher ist speziell auf die Wiedergabe von Sprache ausgelegt und betont Mitten und Höhen. Das ist ein Unterschied zu üblichen Lautsprechern, die eventuell eher auf Bass und Tiefen fokussiert sind.  Aufgezeichnet wird der Ton über zwei Grenzflächen-Mikrofone. Die haben eine Reichweite von 4 Metern und je nach Größe des Raumes können bis zu sieben Mikros angeschlossen werden. Diese können auch über Touch gemutet werden und den Ton aufzeichnen.

esteuert wird das Ganze über ein Tablet. Auf dem Tablet sind automatisch alle Termine, die auf den Raum gebucht werden, voreingestellt, sodass nur auf „an Besprechung teilnehmen“ geklickt werden muss. Im Nachhinein können zusätzliche Teilnehmende hinzugefügt und Ad-hoc Besprechungen ohne Terminplanung gestartet werden.

Die Software ist mittlerweile kompatibel mit Cisco Webex Meetings und Zoom.
Für kleinere Räume gibt es auch „Huddle Rooms“. Das ist ein Communication Bar, der auf den Bildschirm gesetzt wird. Auch hier wird mit zwei Bildschirmen gearbeitet.

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